Microsoft Copilot: cos’è e come funziona

In breve

• Cosa risolve: automatizza scrittura, ricerca, riepiloghi e creazione di immagini tramite un’interfaccia conversazionale basata su modelli linguistici di grandi dimensioni.
• Quando si applica: è utile per attività quotidiane via web o app mobile e per compiti professionali integrati in Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.
• Condizioni e limiti: la versione gratuita copre funzioni base; l’integrazione profonda con documenti aziendali richiede una licenza Microsoft 365 idonea e crediti IA disponibili.
• Come verificare: il tipo di accesso disponibile dipende dall’abbonamento Microsoft attivo e dal ruolo (titolare o membro condiviso) sull’account.
• Cosa fare: per un uso occasionale basta l’accesso via browser o app; per un uso professionale continuativo serve valutare un piano Microsoft 365 con Copilot incluso.
• Costo indicativo: si va dall’accesso gratuito ai piani individuali da circa 10 euro al mese, fino agli abbonamenti Pro e aziendali con licenze dedicate.

Cos’è l’assistente IA di Microsoft e come funziona

L’assistente nasce come evoluzione di Bing Chat ed è oggi un sistema conversazionale basato su un modello linguistico di grandi dimensioni (LLM), addestrato per comprendere richieste in linguaggio naturale e generare risposte pertinenti in tempo reale.

Il funzionamento tecnico si basa su un processo chiamato apprendimento per rinforzo con feedback umano (RLHF): il modello riceve dimostrazioni umane che ne orientano il comportamento verso risposte più utili e coerenti con il contesto della richiesta. Quando un utente invia un prompt testuale, il sistema genera la risposta prevedendo in sequenza le parole più probabili, sulla base di un linguaggio specifico di dominio che permette di interrogare sia dati pubblici del web sia, se autorizzato, dati aziendali di Microsoft 365.

Questa architettura consente due modalità di lavoro distinte: una basata solo su ricerca web e file allegati, l’altra arricchita con i dati personali o aziendali dell’utente tramite Microsoft Graph, l’infrastruttura che collega l’assistente a email, documenti e calendari. Il risultato è un sistema in grado di rispondere a domande generali, ma anche di contestualizzare le risposte su informazioni specifiche di chi lo utilizza, quando questo lo consente esplicitamente.

È importante distinguere questo funzionamento dalla semplice ricerca tradizionale: mentre un motore di ricerca restituisce elenchi di pagine, l’assistente sintetizza direttamente un contenuto nuovo, costruito combinando più fonti e adattato alla richiesta specifica. Proprio per questo l’output può risultare impreciso o non aggiornato in determinati contesti, motivo per cui viene sottoposto a valutazioni periodiche di accuratezza, pertinenza e tono prima di essere migliorato nelle versioni successive.

Quali versioni esistono e come si differenziano

Esistono quattro categorie principali di prodotto, distinte per pubblico, livello di integrazione e modalità di accesso: una versione gratuita per uso personale, una versione professionale legata a Microsoft 365, un piano individuale potenziato a pagamento e una famiglia di varianti specializzate per settori specifici.

Accanto a queste versioni ad uso generale esistono varianti specializzate: una dedicata alla sicurezza informatica, pensata per analizzare segnali di minaccia e valutare l’esposizione ai rischi; una dedicata allo sviluppo software, che genera suggerimenti di codice direttamente nell’editor; e uno strumento a basso codice per costruire agenti personalizzati collegati a dati e flussi di lavoro specifici di un’organizzazione. Ognuna di queste varianti condivide la stessa base tecnologica ma applica il modello linguistico a un dominio ristretto, con dataset e controlli calibrati sul caso d’uso.

La distinzione più rilevante per la scelta pratica riguarda il livello di accesso ai dati personali: la versione gratuita lavora solo con informazioni pubbliche o file caricati manualmente, mentre le versioni legate a un abbonamento Microsoft 365 possono elaborare anche email, documenti e conversazioni interne, entro i limiti dei permessi già assegnati all’utente sul proprio account.

Funzioni principali e integrazione con le app di lavoro

Le funzioni operative si dividono in tre gruppi: scrittura e creazione, riepilogo e analisi, automazione dei compiti ripetitivi. Nel primo gruppo rientrano la redazione di bozze di email, articoli, presentazioni e codice di programmazione; nel secondo, l’elaborazione di documenti lunghi, la sintesi di riunioni registrate e il confronto tra dati provenienti da fonti diverse; nel terzo, la generazione automatica di flussi ripetitivi come la compilazione di report periodici.

L’integrazione con le applicazioni quotidiane avviene tramite un riquadro laterale o un comando diretto all’interno di Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. In Word l’assistente può redigere una prima bozza a partire da un prompt, in Excel analizzare set di dati e proporre formule, in PowerPoint trasformare un documento di testo in una presentazione strutturata, in Outlook riassumere thread di email lunghi, in Teams generare il riepilogo di una riunione non seguita per intero.

Un elemento distintivo rispetto a un chatbot generico è l’interruttore che determina la base informativa delle risposte: quando è attivo, l’assistente utilizza sia i dati di lavoro presenti nell’organizzazione sia le informazioni pubbliche del web; quando è disattivato, si affida esclusivamente al web pubblico e ai file allegati manualmente, pur mantenendo lo stile di scrittura e le preferenze salvate dall’utente. Questa distinzione è rilevante perché cambia la natura delle risposte ottenibili: nel primo caso si possono richiedere sintesi su documenti interni o calendari personali, nel secondo solo ricerche e confronti su informazioni pubbliche.

Sul fronte della generazione di immagini, la versione gratuita consente un numero limitato di creazioni giornaliere con qualità standard, mentre i piani a pagamento offrono priorità di elaborazione, formati aggiuntivi e un numero più alto di generazioni quotidiane, oltre alla possibilità di costruire un assistente personalizzato dedicato a un argomento specifico.

Quanto costa e quali piani sono disponibili

L’accesso base è gratuito e non richiede alcun abbonamento: chiunque può usarlo via web, app mobile o desktop per domande generali, scrittura e ricerche in tempo reale. Le funzionalità avanzate, invece, richiedono un piano a pagamento, individuale o aziendale.

Per l’uso aziendale il costo non è fisso: dipende dal tipo di licenza assegnata dall’amministratore. Alcune organizzazioni includono automaticamente una chat IA di base con le licenze Microsoft 365 già idonee, mentre le funzionalità avanzate, come l’accesso ai dati di lavoro completi e agli agenti di ragionamento, richiedono una licenza aggiuntiva dedicata, spesso gestita con fatturazione a consumo per le funzioni più intensive.

Un punto spesso trascurato riguarda le licenze condivise: se un abbonamento Family o Premium viene condiviso tra più persone, solo il titolare dell’abbonamento ottiene l’integrazione completa nelle app desktop; gli altri membri possono comunque accedere alla chat via browser, ma senza gli stessi vantaggi avanzati. Allo stesso modo, una licenza Office acquistata con pagamento singolo, senza rinnovo periodico, non include le funzionalità IA avanzate, che restano legate esclusivamente agli abbonamenti in abbonamento.

Che differenza c’è tra ChatGPT e Copilot

La differenza principale non riguarda la qualità del modello linguistico sottostante, ma il contesto in cui viene usato: l’assistente Microsoft è integrato nativamente nell’ecosistema Windows, Edge e Microsoft 365, con accesso diretto a documenti, email e calendari dell’utente, quando autorizzato; un chatbot generico indipendente lavora invece come applicazione autonoma, senza integrazione predefinita con la suite di produttività Microsoft.

Sul piano dell’accesso ai dati, questa differenza si traduce in un vantaggio pratico per chi lavora già con Word, Excel o Outlook: la sintesi di una riunione, la stesura di una email o l’analisi di un foglio di calcolo avvengono senza uscire dall’applicazione in uso. Un assistente esterno, al contrario, richiede di copiare e incollare i contenuti da elaborare, con un passaggio manuale in più.

Sul piano della privacy, l’assistente Microsoft applica lo stesso modello di autorizzazioni già in uso nel resto dei servizi Microsoft 365: presenta solo i dati a cui l’utente ha già accesso, e i prompt inviati durante l’uso aziendale non vengono utilizzati per l’addestramento dei modelli di base. Questa condizione va verificata caso per caso confrontando le informative privacy dei singoli strumenti, poiché le politiche possono cambiare in base al tipo di account e all’area geografica di utilizzo.

In sintesi, la scelta tra i due approcci dipende dal grado di integrazione richiesto: per un uso generico e trasversale a più piattaforme un assistente indipendente può risultare più flessibile, mentre per un flusso di lavoro già costruito attorno a Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams l’integrazione nativa riduce i passaggi manuali e mantiene i dati all’interno dello stesso perimetro di sicurezza aziendale.

Microsoft Copilot è affidabile

L’affidabilità va valutata su due piani distinti: la protezione dei dati personali o aziendali, e l’accuratezza delle risposte generate. Sul primo piano, l’assistente applica gli stessi controlli di accesso già in vigore nel tenant Microsoft 365: un utente vede solo i dati per cui ha già i permessi, e i contenuti non trapelano tra gruppi o account diversi.

Sul secondo piano, il sistema resta soggetto ai limiti tipici di ogni modello linguistico generativo: le risposte possono risultare imprecise, non aggiornate o non del tutto corrette, soprattutto su argomenti molto recenti o su dati numerici specifici. Per questo motivo ogni risposta dovrebbe essere considerata un punto di partenza da verificare, non una fonte definitiva, in particolare quando viene usata per decisioni professionali o finanziarie.

Il processo di miglioramento continuo si basa su valutazioni periodiche: le risposte vengono confrontate con criteri di accuratezza, pertinenza e tono, e il feedback esplicito fornito dagli utenti tramite le icone di gradimento contribuisce a perfezionare il comportamento del sistema, senza però essere utilizzato per riaddestrare direttamente i modelli di base.

Per chi usa l’account aziendale, un ulteriore livello di garanzia riguarda la gestione centralizzata: l’amministratore può controllare quali agenti sono attivi, quali dati sono accessibili e come viene gestito il feedback raccolto, mantenendo la conformità alle policy interne dell’organizzazione anche quando l’assistente viene usato su larga scala da più reparti contemporaneamente.

Come attivare, disattivare o disinstallare l’assistente

Le operazioni disponibili cambiano a seconda del dispositivo e dell’obiettivo: attivare l’accesso rapido, rimuovere il tasto dedicato dalla tastiera, eliminare le conversazioni salvate o disinstallare completamente l’app. Ogni caso richiede un percorso diverso.

Se vuoi attivare l’accesso rapido su Windows

1. Verifica che l’app sia già presente nel sistema tramite la barra di ricerca di Windows.
2. Se non è presente, installala dal Microsoft Store in modo gratuito.
3. Apri l’app e accedi con un account Microsoft personale o aziendale.
4. Usa la combinazione di tasti dedicata per aprirla rapidamente in qualsiasi momento.

Se vuoi disattivare il tasto dedicato sulla tastiera

Se la tastiera dispone di un tasto fisico dedicato e non vuoi che apra automaticamente l’assistente, la soluzione passa dalle impostazioni di personalizzazione del dispositivo di input: nel percorso relativo alla tastiera è possibile riassegnare o disattivare quel tasto specifico, senza disinstallare l’app associata.

Se vuoi eliminare le conversazioni salvate

Se l’obiettivo è ripulire la cronologia senza rimuovere l’app, la gestione avviene dall’interno della chat stessa: aprendo la raccolta delle conversazioni recenti è possibile selezionare ed eliminare singoli scambi, oppure svuotare l’intera cronologia associata all’account collegato.

Se vuoi disinstallare l’app o il componente Microsoft 365

Se invece l’obiettivo è rimuovere completamente il software, il percorso cambia in base al contesto: l’app autonoma per Windows, Mac o dispositivo mobile si disinstalla come qualsiasi altra applicazione dalle impostazioni del sistema operativo. La componente integrata in un abbonamento Microsoft 365, invece, non si disinstalla singolarmente come funzione a sé: rimane collegata alla licenza attiva, quindi la sua disponibilità cambia solo modificando o annullando l’abbonamento stesso, senza intaccare le altre app della suite già installate.

Errori frequenti e casi limite

Un errore comune consiste nel confondere la disinstallazione dell’app autonoma con la rimozione della funzione integrata nelle app Office: disinstallare l’app dedicata non elimina l’icona o il pulsante presenti dentro Word, Excel o Outlook, perché quella componente dipende dalla licenza Microsoft 365 e non dal singolo eseguibile. Un secondo caso limite riguarda gli account condivisi: chi utilizza un abbonamento Family senza esserne il titolare non può disattivare le funzioni avanzate lato titolare, ma solo gestire il proprio accesso alla chat via browser. Un terzo caso frequente è l’uso simultaneo di account personale e aziendale: il sistema non consente di mantenere aperte contemporaneamente due sessioni con basi dati diverse, quindi è necessario scegliere quale account usare prima di iniziare una nuova conversazione.

Esiste un’alternativa gratuita e più privata

Chi cerca un’alternativa con minore condivisione di dati personali dovrebbe valutare tre criteri: dove vengono elaborate le richieste, se i contenuti inviati vengono conservati per l’addestramento dei modelli e quale livello di accesso viene richiesto all’account utente.

Un primo criterio pratico riguarda la modalità di accesso: strumenti che non richiedono un account collegato a servizi di produttività, calendari o email riducono per natura la quantità di dati personali coinvolti, anche se offrono funzioni più limitate rispetto a un assistente integrato in una suite completa. Un secondo criterio riguarda la possibilità di disattivare esplicitamente l’uso dei dati per il miglioramento del modello, opzione che molti assistenti generativi mettono a disposizione nelle impostazioni dell’account.

Un terzo criterio è la localizzazione dell’elaborazione: alcuni strumenti dichiarano dove risiedono fisicamente i server che processano le richieste, informazione utile per chi ha vincoli specifici di trattamento dei dati, ad esempio in ambito professionale o sanitario. In assenza di un’indicazione esplicita su questi tre punti da parte del fornitore, la scelta più prudente resta limitare l’invio di informazioni sensibili a qualunque assistente conversazionale, indipendentemente dal produttore.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra ChatGPT e Copilot?

La differenza principale è il livello di integrazione: l’assistente Microsoft si collega nativamente a Word, Excel, Outlook e Teams e, se autorizzato, ai dati di lavoro dell’utente, mentre un chatbot indipendente lavora come applicazione separata senza questa integrazione predefinita.

L’assistente è gratuito?

La versione base è gratuita e accessibile via web, app mobile, desktop ed Edge senza abbonamento. Le funzionalità avanzate, come l’integrazione profonda nelle app Office o l’accesso prioritario ai modelli più recenti, richiedono un piano individuale o aziendale a pagamento.

Quanto costa nella versione a pagamento?

I piani individuali partono da circa 10 euro al mese per un singolo utente e arrivano a circa 22 euro al mese per i piani più completi, che includono funzioni IA avanzate e accesso prioritario ai modelli. Per le aziende il costo dipende dal tipo di licenza assegnata.

Come si disinstalla l’app dell’assistente?

L’app autonoma per Windows, Mac o dispositivo mobile si rimuove come qualsiasi altra applicazione dalle impostazioni del sistema operativo. La componente integrata in un abbonamento Microsoft 365 resta invece legata alla licenza attiva e non si disinstalla singolarmente.

Come si disattiva il tasto dedicato sulla tastiera?

Il tasto fisico dedicato può essere riassegnato o disattivato dalle impostazioni di personalizzazione della tastiera del sistema operativo, senza necessità di disinstallare l’app associata a quella scorciatoia.

Come si eliminano le conversazioni salvate?

Le conversazioni si gestiscono dalla raccolta cronologia all’interno della chat stessa, dove è possibile eliminare singoli scambi o svuotare l’intera cronologia collegata all’account in uso.

L’assistente è affidabile?

La protezione dei dati segue lo stesso modello di autorizzazioni già usato negli altri servizi Microsoft 365, ma l’accuratezza delle risposte resta soggetta ai limiti tipici dei modelli linguistici generativi: è quindi opportuno verificare le informazioni più critiche prima di utilizzarle.

Qual è un’alternativa gratuita e privata?

Non esiste un’unica alternativa valida in ogni contesto: la scelta va fatta valutando dove vengono elaborati i dati, se sono usati per l’addestramento dei modelli e quale livello di accesso all’account viene richiesto dallo strumento considerato.